Η «Αθηνά» αναπτύχθηκε από το Τμήμα Πληροφορικής της ΔΙΠΕ Πιερίας, αλλά η υλοποίησή της δεν θα ήταν δυνατή χωρίς τον καθορισμό απαιτήσεων και την ενδελεχή αποσφαλμάτωση από τα Τμήματα Πληροφορικής και Προσωπικού της ΠΔΕ Κεντρικής Μακεδονίας. Τους ευχαριστούμε για την άψογη συνεργασία!

ΤΥΠΙΚΗ ΡΟΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΔΟΣΗ ΑΔΕΙΑΣ

Βήμα 1 – Υποβολή αίτησης από τον υπάλληλο :

Αφού ο αιτών επαληθεύσει την ταυτότητά του μέσω της Υπηρεσίας Πιστοποίησης του ΠΣΔ, μεταφέρεται στην σελίδα με τον κατάλογο των αιτήσεων για άδειες που έχει υποβάλει στο σύστημα. Με το πλήκτρο «Νέα άδεια» (1) ξεκινάει η αίτηση για νέα άδεια και εμφανίζεται το αναδυόμενο παράθυρο καταχώρησης των σχετικών στοιχείων.

Αφού καταχωρηθούν τα απαραίτητα στοιχεία, το αίτημα υποβάλλεται με το πλήκτρο «Αποθήκευση» (2). Η άδεια μπορεί να περιλαμβάνει και μη-συνεχόμενα χρονικά διαστήματα, τα οποία ορίζονται στο τμήμα «Πρόσθετα διαστήματα». Μόλις αποθηκευτεί το αίτημα, ο αιτών θα το βλέπει στον κατάλογο σε κατάσταση «Μη ελεγμένη» (3). Όσο η αίτηση βρίσκεται σε αυτήν την κατάσταση, ο αιτών μπορεί να την τροποποιήσει.

Βήμα 2 – Έλεγχος και επικύρωση από τον υπεύθυνο αδειών :

Ο υπεύθυνος αδειών βλέπει το αίτημα σε κατάσταση «Μη ελεγμένη» και επιλέγοντας «Έναρξη ελέγχου» (4) το θέτει σε κατάσταση «Υπό έλεγχο» (5). Από αυτό το στάδιο η αίτηση κλειδώνει για τον αιτούντα. Αν διαπιστωθεί ότι πληρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις, ο υπεύθυνος αδειών επιλέγει «Επικύρωση» (6) θέτοντας έτσι το αίτημα σε κατάσταση «Υπό έγκριση» (7).

Βήμα 3 – Έλεγχος και έγκριση από τον προϊστάμενο του αιτούντος :

Μόλις η αίτηση τεθεί σε κατάσταση «Υπό έγκριση», το σύστημα στέλνει αυτοματοποιημένη ειδοποίηση στον Προϊστάμενο του αιτούντος. Αυτός μπορεί είτε να εγκρίνει είτε να απορρίψει το αίτημα (8).

Βήμα 4 – Έκδοση απόφασης από τον υπεύθυνο αδειών :

Ανάλογα με το εάν ο Προϊστάμενος του αιτούντος εγκρίνει την άδεια, αυτή τίθεται είτε σε κατάσταση «Εγκεκριμένη» (9) είτε σε κατάσταση «Μη εγκεκριμένη». Σε αυτήν την κατάσταση ο υπεύθυνος αδειών μπορεί να εκδώσει την απόφαση (10). Η απόφαση δημιουργείται αυτόματα, βασιζόμενη σε πρότυπο που αντιστοιχεί στον εν λόγω τύπο άδειας και με συμπληρωμένα όλα τα στοιχεία. Ο υπεύθυνος αδειών μπορεί στη συνέχεια να αποστείλει την απόφαση στον αιτούντα με προδιαμορφωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (11).

Βήμα 5 – Εποπτεία της απόφασης από τον αιτούντα :

Οι υπάλληλοι, επισκεπτόμενοι την πλατφόρμα, μπορούν ανά πάσα στιγμή να έχουν εποπτεία της εξέλιξης των τρεχουσών αιτήσεών τους. Έχουν επίσης πρόσβαση στα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις (12) των αδειών που έχουν υποβάλλει.

ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ ΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΣ

• Ο πίνακας ελέγχου των διαχειριστών περιλαμβάνει διεπαφή για τη δημιουργία:
  • των χρηστών
  • του οργανογράμματος
  • των τύπων αδειών
  • των κλάδων
• Οι αποφάσεις των αδειών δημιουργούνται αυτόματα. Για να επιτευχθεί αυτό, θα πρέπει αρχικά να δημιουργηθούν πρότυπα (Microsoft Word) για κάθε τύπο άδειας, τα οποία θα περιέχουν τα υποστηριζόμενα πεδία στις επιθυμητές θέσεις.
• Κατά την εφαρμογή του συστήματος στην Περιφερειακή Διεύθυνση Α/θμιας & Β/θμιας Εκπαίδευσης Κεντρικής Μακεδονίας έγιναν ορισμένες πρόσθετες προσαρμογές, ώστε η «Αθηνά» να διαλειτουργεί με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο της υπηρεσίας. Συνεπώς, κατά την υποβολή ενός αιτήματος γίνονται αυτοματοποιημένα τα εξής:
  • δημιουργείται το έντυπο της αίτησης
  • το έντυπο αυτό αποστέλλεται στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο
  • το αίτημα παίρνει αριθμό πρωτοκόλλου
  • ο αιτών λαμβάνει e-mail με τις πληροφορίες πρωτοκόλλησης
• Το Διαδικτυακό τμήμα του συστήματος βασίζεται σε PHP και MySQL, ενώ για τη δημιουργία των εγγράφων αποφάσεων εγκαθίσταται τοπικά εφαρμογή σε C#.
• Υποστηρίζεται εισαγωγή/εξαγωγή δεδομένων από/σε δημοφιλείς μορφές αρχείων.

< Επιστροφή στο Τμήμα Πληροφορικής & Νέων Τεχνολογιών